- Pułapka: brak zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w 14 dni wyłącza stosowanie art. 19c–19d u.o.p.l. i w praktyce odbiera przewagę egzekucyjną tej formy.
- Najem okazjonalny jest dla osoby fizycznej poza działalnością i wymaga aktu notarialnego oraz wskazania lokalu + zgody właściciela; najem instytucjonalny jest dla przedsiębiorcy i wymaga aktu, bez wskazania lokalu.
- Obie formy dają szybszą egzekucję opróżnienia lokalu z aktu, bez prawa do lokalu socjalnego i bez blokady eksmisji w okresie 1 XI–31 III.
- Teraz: ustal tryb, umów notariusza do aktu art. 777 k.p.c., a w okazjonalnym od razu przygotuj wskazanie lokalu i zgodę właściciela.
Najem okazjonalny i instytucjonalny różnią się statusem wynajmującego i pakietem załączników, lecz w obu przypadkach egzekwowalność zapewnia akt notarialny najemcy o poddaniu się egzekucji. W okazjonalnym wymagane są dodatkowo wskazanie lokalu do wyprowadzki i zgoda jego właściciela oraz zgłoszenie do US w 14 dni (brak zgłoszenia wyłącza art. 19c–19d), w instytucjonalnym nie wskazuje się lokalu, a wynajmującym jest przedsiębiorca. Szukasz formy, która realnie działa w sporze i w sądzie? Poniżej jest pełen przewodnik.
- Dla: osoby prywatnej
- Wymóg: wskazanie lokalu + zgoda właściciela
- Krytyczne: zgłoszenie do US w 14 dni
- Dla: przedsiębiorcy (w ramach DG)
- Wymóg: akt notarialny, bez wskazania lokalu
- Rozliczenia: w ramach działalności
Tabela porównawcza (head-to-head)
| Cecha | Najem okazjonalny | Najem instytucjonalny |
|---|---|---|
| Kto wynajmuje? | Osoba fizyczna (prywatnie) | Przedsiębiorca (w ramach DG) |
| Akt notarialny (art. 777 k.p.c.) | Tak, oświadczenie najemcy | Tak, oświadczenie najemcy |
| Wskazanie lokalu zastępczego | Tak, + zgoda właściciela | Nie |
| Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego | Tak, w 14 dni od rozpoczęcia najmu | Nie (rozliczenia w DG) |
| Ochrona zimowa (1 XI–31 III) | Nie obowiązuje przy egzekucji z aktu | Nie obowiązuje przy egzekucji z aktu |
| Prawo do lokalu socjalnego | Nie przysługuje | Nie przysługuje |
| Maks. czas trwania umowy | Czas oznaczony, do 10 lat | Czas oznaczony (ustawa nie ogranicza do 10 lat) |
| Maks. kaucja | 6× czynsz | 6× czynsz (+ koszty egzekucji) |
Czym różni się najem okazjonalny od instytucjonalnego w definicji i podstawie prawnej?
Najem okazjonalny zawiera właściciel-osoba fizyczna działająca prywatnie, zawsze na czas oznaczony do 10 lat. Najem instytucjonalny zawiera przedsiębiorca w zakresie wynajmu, również na czas oznaczony, bez limitu 10 lat w ustawie. W obu trybach najemca składa akt notarialny o poddaniu się egzekucji i obowiązku opróżnienia lokalu. W okazjonalnym wymagane jest dodatkowo wskazanie lokalu wraz ze zgodą jego właściciela oraz późniejsze zgłoszenie do US w 14 dni.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, a kto instytucjonalnego i jakie są wymogi formalne?
Okazjonalny przeznaczony jest dla osoby fizycznej wynajmującej prywatnie; jego przywileje działają po skompletowaniu załączników i zgłoszeniu do US w 14 dni od rozpoczęcia najmu. Instytucjonalny zawiera przedsiębiorca prowadzący wynajem w ramach działalności, bez obowiązku wskazania lokalu. Obie formy wymagają pisemnej umowy na czas oznaczony, aktu notarialnego najemcy oraz protokołu zdawczo-odbiorczego.
W najmie okazjonalnym masz 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie umowy. Brak zgłoszenia wyłącza art. 19c–19d u.o.p.l., co w praktyce odbiera przewagę egzekucyjną tej formy.
Jakie dokumenty i oświadczenia są obowiązkowe w obu formach (akt notarialny, wskazanie lokalu, zgody właściciela)?
Wspólne minimum to oświadczenie najemcy w akcie notarialnym o poddaniu się egzekucji i obowiązku wydania lokalu. Okazjonalny wymaga ponadto: pisemnego wskazania lokalu, do którego najemca przeprowadzi się po zakończeniu umowy, oraz oświadczenia właściciela tego lokalu o zgodzie. W instytucjonalnym brak obowiązku wskazywania lokalu; w akcie zamieszcza się pouczenia o braku prawa do lokalu socjalnego/pomieszczenia tymczasowego. Dołącz protokół ze zdjęciami i licznikami.
Jak przebiega ochrona wynajmującego i najemcy w obu trybach oraz jak różni się procedura eksmisji?
Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy doręcz najemcy żądanie opróżnienia z terminem co najmniej 7 dni. Po bezskutecznym upływie wystąp o klauzulę wykonalności do aktu i złóż wniosek do komornika. W obu trybach nie stosuje się prawa do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego; okres 1 XI–31 III nie blokuje egzekucji z aktu. Ochronę najemcy zapewnia uczciwa umowa, prawidłowe doręczenia i zakaz pozaumownych opłat.
Jakie są koszty, opłaty notarialne i czas formalności w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym?
Głównym kosztem jest akt notarialny o poddaniu się egzekucji podpisywany przez najemcę. W okazjonalnym dochodzi przygotowanie wskazania lokalu i zgody właściciela oraz zgłoszenie do US w 14 dni. Umów notariusza z wyprzedzeniem, przygotuj dane stron i lokalu; przyspieszy to wydanie odpisu. Czas całej ścieżki zależy od kompletności dokumentów i dostępności stron.
| Element | Kto płaci | Kiedy | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Akt notarialny (oświadczenie art. 777) | Najczęściej najemca | Przed przekazaniem kluczy | Uzgodnij stawkę u notariusza przed wizytą |
| Odpis aktu dla właściciela | Strona zamawiająca | W dniu podpisu | Potrzebny do wniosku o klauzulę |
| Zgłoszenie do US (okazjonalny) | Właściciel (wynajmujący) | W 14 dni od rozpoczęcia najmu | Zachowaj potwierdzenie |
Jak zapisać kaucję, czynsz, waloryzację i odpowiedzialność za szkody, aby umowa była skuteczna?
Ustal kaucję adekwatną do ryzyka, nie wyższą niż 6× czynsz z dnia zawarcia umowy; wskaż cele, na które może być zaliczona, i termin rozliczenia po zdaniu lokalu. Zdefiniuj czynsz, opłaty niezależne i termin płatności z jasnym sposobem rozliczeń. Dodaj waloryzację CPI GUS z momentem wejścia zmiany oraz formą poinformowania najemcy. Waloryzacja działa wyłącznie, jeżeli wynika z umowy. Wprowadź odpowiedzialność za szkody ponad normalne zużycie i obowiązek niezwłocznego zgłoszenia awarii. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie kaucji.
- Kaucja: „Najemca uiszcza kaucję w wysokości … zł, co nie przekracza sześciokrotności czynszu z dnia zawarcia umowy; kaucja zabezpiecza należności z tytułu najmu i szkody ponad normalne zużycie oraz podlega rozliczeniu w ciągu … dni od wydania lokalu.”
- Waloryzacja: „Czynsz ulega corocznej waloryzacji o wskaźnik CPI ogłaszany przez GUS za poprzedni rok kalendarzowy, ze skutkiem od …; nową stawkę przekazujemy pisemnie lub e-mailem.”
- Szkody i awarie: „Najemca zgłasza awarie niezwłocznie; odpowiada za szkody wynikłe z winy własnej lub osób, za które odpowiada.”
- Protokół: „Strony sporządzają protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami i stanami liczników stanowiący załącznik do umowy.”
Kiedy wybrać najem okazjonalny, a kiedy instytucjonalny w zależności od profilu wynajmującego i ryzyka?
Osoba prywatna wybiera okazjonalny i dopina wskazanie lokalu, zgodę właściciela oraz zgłoszenie do US. Przedsiębiorca prowadzący wynajem w ramach działalności wybiera instytucjonalny i koncentruje się na treści aktu. Przy wyższym ryzyku podnieś kaucję (do 6×) i zaostrz harmonogram płatności; przy stabilnych najemcach rozważ niższą kaucję i waloryzację CPI.
Jak krok po kroku zawrzeć i zarejestrować umowę, aby była egzekwowalna i zgodna z przepisami?
1) Ustal tryb i przygotuj umowę na czas oznaczony. 2) Zbierz dane do aktu notarialnego najemcy. 3) W okazjonalnym uzyskaj wskazanie lokalu i zgodę właściciela. 4) Podpisz umowę i akt; odbierz odpis. 5) Sporządź protokół ze zdjęciami i licznikami. 6) W okazjonalnym zgłoś umowę do US w 14 dni od rozpoczęcia najmu. 7) Przy naruszeniach: żądanie opróżnienia ≥ 7 dni (art. 19d ust. 3 pkt 3), klauzula, komornik.
- Zapewnij poprawne adresy i formy doręczeń.
- Dbaj o spójność danych w umowie, załącznikach i akcie.
- Reaguj pisemnym wezwaniem przy pierwszej zaległości.
Jakie błędy i pułapki pojawiają się najczęściej w obu formach i jak ich uniknąć w praktyce?
Najczęstsze błędy: brak zgłoszenia do US (14 dni), niekompletny akt, brak wskazania lokalu + zgody (okazjonalny), wadliwe doręczenia, nieprecyzyjna kaucja i waloryzacja. Unikasz ich przez listę kontrolną, dobre wzory i dyscyplinę dokumentową. Rekomendacja: osoba prywatna → okazjonalny z pełnym pakietem; przedsiębiorca → instytucjonalny z dopracowanym aktem.
Zaawansowane problemy (co jeśli…)
- Właściciel lokalu wskazanego cofnął zgodę (okazjonalny)? Najemca ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i przedstawienie nowej zgody; brak – podstawa do wypowiedzenia.
- Wskazany lokal ma słaby standard? Ustawa nie bada standardu; wymóg ma charakter formalny, ma istnieć adres do wykonania egzekucji.
- Czy instytucjonalny dotyczy lokali użytkowych? Nie; dotyczy lokali mieszkalnych wynajmowanych przez przedsiębiorcę, lokale użytkowe podlegają Kodeksowi cywilnemu i zasadzie swobody umów.
- Akt art. 777 podpisany i odpis odebrany? TAK/NIE
- (Okazjonalny) wskazanie lokalu + zgoda właściciela gotowe? TAK/NIE
- (Okazjonalny) zgłoszenie do US w 14 dni zaplanowane lub zrealizowane? TAK/NIE
- Protokół + zdjęcia i stany liczników sporządzone? TAK/NIE
- Kaucja, waloryzacja, media i szkody zapisane w umowie? TAK/NIE
Checklista – krok po kroku
- Ustal tryb: osoba prywatna → okazjonalny; przedsiębiorca → instytucjonalny.
- Umów notariusza; przygotuj dane do aktu o poddaniu się egzekucji (art. 777 k.p.c.).
- (Okazjonalny) Zdobądź wskazanie lokalu i zgodę właściciela w formie pisemnej.
- Podpisz umowę na czas oznaczony, sporządź protokół, pobierz kaucję (do 6×).
- (Okazjonalny) Zgłoś umowę do US w 14 dni od rozpoczęcia najmu; zachowaj potwierdzenie (art. 19b ust. 2).
- Przy zaległościach: wezwanie, żądanie opróżnienia ≥ 7 dni (art. 19d ust. 3 pkt 3), klauzula, komornik.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Nie; rozdziały 2a–2b ustawy wyłączają prawo do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego przy egzekucji z aktu.
Co najmniej 7 dni od doręczenia żądania, zgodnie z art. 19d ust. 3 pkt 3; po bezskutecznym upływie – klauzula i komornik.
Tak; w 14 dni od rozpoczęcia najmu, do właściwego naczelnika US według miejsca zamieszkania właściciela. Najemca może żądać potwierdzenia zgłoszenia (art. 19b ust. 2).
Nie; wskazanie lokalu i zgoda jego właściciela dotyczą wyłącznie najmu okazjonalnego.
Do 6× czynszu według stawki z dnia zawarcia umowy; przy zwykłym najmie – do 12× czynszu. W instytucjonalnym kaucja może obejmować koszty egzekucji.
Okazjonalny: czas oznaczony do 10 lat; instytucjonalny: czas oznaczony (ustawa nie wprowadza limitu 10 lat).
Osoba prywatna → okazjonalny; przedsiębiorca w zakresie wynajmu → instytucjonalny.
Źródła
- Ustawa o ochronie praw lokatorów – tekst ujednolicony (rozdz. 2a–2b; art. 6), dostęp: 27/10/2025 r.
- Formularz/wytyczne KAS – zgłoszenie najmu okazjonalnego (14 dni), dostęp: 27/10/2025 r.
Aktualizacja artykułu: 27 października 2025 r.
Autor: Jacek Grudniewski
Analityk produktów finansowych
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/
Materiały na tym blogu mają charakter informacyjny i edukacyjny. Treści nie stanowią porady finansowej ani prawnej i mogą zawierać linki afiliacyjne. Przed podjęciem ważnych decyzji finansowych skonsultuj się z ekspertem finansowym; w kwestiach prawnych skonsultuj się z prawnikiem.
